10 سوالی که ازهیات مدیره باید پرسید - کتاب ارزان

عدم موفقیت شرکتی این سوالات را به فکر می آورد که هیات مدیره چه می دانست و چه کار های بیشتری می توانست انجام دهد. از شما انتظار می رود با وجود اینکه تصمیم گیرنده تنها نیستید، مسوولیت را بپذیرید.

سپس باید با عواقب معروفیت شخصی زندگی کنید. اعضای هیات مدیره معمولا فقط آنچه را که به آن ها ارائه می گردد می بینند و به راحتی می توانند به دریافت نمایندگان منفعل برنامه های ایجاد شده به وسیله مدیران اجرایی قدرتمند و مدیران ارشد تبدیل شوند.

اما اعضای هیات مدیره می توانند با پرسیدن سوالاتی که فضایی برای تامل عمیق و تغییر استراتژیک ایجاد می نماید، نقشی تحول آفرین در یک شرکت ایفا نمایند - نه فقط پاسخ دادن به آنچه مدیران اجرایی ارائه می دهند و سپس برای مقابله با یک بحران و زمانی که شرایط سخت می گردد، قدم بگذارند.

این سوالات ممکن است باعث محبوبیت شما نگردد، و ممکن است مدتی طول بکشد تا یک نرمال تازه درباره نحوه عملکرد هیات مدیره ایجاد گردد، اما می توانند تغییرات را در سطح تک تک اعضای هیات مدیره و در کل هیات مدیره ایجاد نمایند.

سوالات را می توان با حضور کل هیات مدیره و مدیران اجرایی یا در جلسه غیرعلنی هیات بدون حضور مدیران اجرایی مورد استفاده قرار داد.

بعلاوه می توانید آن ها را برای مدیران مجزا یا گروه هایی از آن ها مطرح کنید و از آن ها بخواهید که به این سوالات پاسخ دهند و بازخورد خود را به هیات مدیره ارائه نمایند.

نکته کلیدی این است که فکری باز داشته باشید، کنجکاو باشید و سوالات زیادی بپرسید تا زمینه، خطرات، چالش ها و فرصت هایی را که شرکت با آن روبرو است درک کنید.

1- اگر دستور جلسه را تنظیم می کردید، چه مواردی در آن وجود داشت؟

مدیران اجرایی اغلب دستور جلسه را مشخص می نمایند و وظیفه شما خواندن گزارش ها و پرسیدن سوالات است که باعث می گردد به راحتی در دام منفعل بودن بیفتید.

مشخص موارد دستور جلسه از هیات مدیره - نه مدیران اجرایی - بخش مهمی از رهبری سازمانی و فعال بودن است. زمانی را برای دیدار با سایر اعضای هیات مدیره بدون حضور مدیر مشخص کنید تا بتوانید تبادل نظر را آغاز کنید که منجر به تنظیم دستور جلسه شما می گردد.

2- چه چیزی را مدیر اجرایی به شما نمی گوید که احساس می کنید باید بدانید؟

ایجاد محیطی که در آن مدیران در صحبت کردن احساس راحتی نمایند، در اینجا بسیار مهم است، توجه داشته باشید که هرچند وقت یک بار موقعیت ها و سوالات سخت و چالش برانگیز را برای شما به ارمغان می آورند.

فقدان این موارد ممکن است نشان دهد که چیز هایی پنهان شده اند و به شما توجه نمی نمایند. چالش در اینجا عادی سازی مکالمات سخت و اجازه دادن به مدیران اجرایی برای کاهش مقاومت خود بدون احساس تهدید است.

داشتن موضوعاتی در دستور جلسه هیات مدیره که به عنوان سوالات باز طراحی شده اند (مانند مواردی که در این مقاله هستند) می تواند این کار را انجام دهد، همان طور که گزارش های هیات مدیره فراوری شده به وسیله اعضای غیرموظف، جلسات غیرعلنی فقط با مدیرعامل و اعضای غیرموظف و یک نفر می تواند این امکان را فراهم کند. برگزاری یک جلسه با مدیران اجرایی بین جلسات هیات مدیره.

3- چه چیزی در دنیای بیرونی در حال تغییر است که در تبادل نظر های هیات مدیره شما منعکس نمی گردد؟

تمرکز داخلی برای یک شرکت (و هیات مدیره) آسان است. وجود متخصصان صنعت در هیات مدیره مهم است، اما فقدان تنوع فکری می تواند منجر به همگنی گردد که باعث ایجاد انقباض فکری می گردد.

اعضای هیات مدیره تازه را به کار بگیرید تا گروه را متنوع تر کنید، و افراد میهمان را بیاورید که مفروضات شما را به چالش می کشند و دیدگاه های تازه ای را ارائه می دهند.

4- درباره شرکت از چه چیزی بی اطلاع هستید و بیشترین نگرانی را درباره آن دارید؟

پاسخ به این سوال سخت است و احتیاج به زمان فکری اختصاصی دارد. اما پاسخ به آن می تواند دیدگاه عمیقی درباره آنچه که در دستور کار هیات مدیره باید باشد ارائه دهد.

چیزی که ما بعد از شکست ها یا مسائل بزرگ در سازمان ها متوجه شدیم این است که بسیاری از مردم می دانستند مسئله ای وجود دارد، اما احساس قدرت نمی نمایند که صحبت نمایند.

آنچه در دستور جلسه هیات مدیره که به این میزان مهم است، ولی در دستور جلسه پیش بینی و دیده نشده است؟ چالشی که برای یک عضو هیات مدیره وجود دارد این است که درباره پذیرش دستور جلسه ارائه شده و آمادگی برای به چالش کشیدن اینکه آیا موارد درست مورد بحث قرار گرفته اند یا خیر، مطلع باشد.

5- چه چیزی را می بینید که همواره مورد بحث قرار می گیرد، اما هرگز حل نمی گردد؟

این سوال می تواند دیدگاهی درباره مسائل عمیق تر در سازمان ارائه دهد. به جلسات قبلی هیات مدیره نگاهی بیندازید و متوجه شوید که کدام مسائل بار ها و بار ها بدون اینکه به طور رضایت بخشی رفع شوند، مطرح می شوند.

به عنوان یک عضو هیات مدیره می توان فهمید که دلایل واقعی این امر چیست، بنابراین تبادل نظر را در جلسه هیات مدیره یا به طور خصوصی با مدیرعامل و سایر مدیران اجرایی آغاز کنید تا سعی کنید بفهمید چه اتفاقی می افتد.

این شکل از مداخله می تواند برترین اعضای هیات مدیره را نشان دهد، متوجه آنچه در یک چرخه میان مدت تا بلندمدت اتفاق می افتد و مشاهداتی ارائه می نماید که منجر به تبادل نظر های درست و اقدامات درست می گردد.

6- درباره چه چیزی بحث نمی کنید که باید درباره آن صحبت کنید؟

به عبارت دیگر، آیا هیات مدیره به جای کار هایی که باید انجام دهد، زمان کافی را صرف کار هایی می نماید که واقعا مهم هستند؟ هیات مدیره ها، به علت تعهدات قانونی و نظارتی اختیاری برای مشخص کامل دستور جلسه خود ندارند.

سایر فعالیت های مورد احتیاج، مانند آنالیز استراتژی و چرخه حسابرسی نیز به صورت دوره ای انجام می گردد. این موارد مهم اغلب می توانند سایر موضوعاتی را که باید مورد بحث قرار گیرند، تحت الشعاع قرار دهند، به ویژه اگر کنار آمدن با آن ها برای هیات مدیره و اجرایی سخت و ناراحت نماینده باشد.

این وظیفه هیات مدیره است که این سوالات سخت را بپرسد و اطمینان حاصل کند که دستور جلسه با روزمرگی کسب و کار پر نشده است.

7- آیا ما همه ذی نفعان را مورد توجه قرار می دهیم و نه فقط سهامداران؟

اگر چنین است، چگونه و ترتیب اولویت چیست؟ در دهه گذشته، این سوال مطرح شد که چرایی ما چیست؟ و در دستور کار بسیاری از شرکت ها قرار گرفته است.

این در پاسخ به تعدادی از عوامل، مانند بحران های اقتصادی، شرایط اضطراری آب و هوا و افزایش شکاف بین غنی و فقیر بوده است. شرکت ها بعلاوه باید به نحوه جذب، حفظ و ایجاد انگیزه در کارکنان خود فکر نمایند.

هدف اغلب در قلب این امر واقع شده است و تفکر درباره مجموعه گسترده تری از سهامداران اغلب نقطه آغاز است. همه ذی نفعان داخلی و خارجی شرکت را لیست کنید و آن ها را در اولویت قرار دهید. این سوال را آشکار می نماید که این شرکت چرا و برای چه کسی در حال فعالیت است.

8- آیا ما به میزان کافی درباره مسائل بلندمدت، داخلی و خارجی بحث می کنیم؟

زمان های بحران یا تغییرات شدید، مانند پاندمی کرونا، اغلب می تواند منجر به تمرکز بیش از حد در کوتاه مدت گردد. چالش هایی مانند توسعه مدیریت و جانشین پروری، تهدیدات رقابتی و فناوری طولانی مدت و مسائل محیطی و مقرراتی می توانند در شلوغی های روزمره گم شوند.

9- چقدر همدیگر را می شناسیم و به هم اعتماد داریم؟

هیات مدیره ها به عنوان یک گروه کاری، باید یکدیگر را بشناسند و به یکدیگر اعتماد نمایند. پرسیدن این سوال آسان است، اما پاسخ به آن سخت است.

فقدان اعتماد و درک اغلب می تواند به شکل درگیری های مکرر ناکارآمد ظاهر گردد یا افراد به طور خصوصی احساس نمایند که شنیده نمی شوند و نمی توانند مشارکتی را که می خواهند انجام دهند. اگر بخواهند هیات مدیره های مختلف با هم در جهت یک هدف مشترک کار نمایند، این امر به طور فزاینده ای اهمیت می یابد.

10- چگونه فرهنگ سازمان را توصیف می کنیم؟

آیا همه ما آن را به یک شکل توصیف می کنیم، و آیا فرهنگ در سراسر شرکت سازگار است؟ تعریف فرهنگ نیز مانند اعتماد بسیار سخت است. با این حال، وقتی به بعضی از شکست های شرکت ها در دهه گذشته نگاه می کنیم، فرهنگ فساد و عدم اعتماد اغلب در قلب مشکل واقع شده است.

آنچه آسان تر شده است، توانایی یافتن داده ها برای درک فرهنگ است. در حال حاضر سازمان های زیادی وجود دارند که خدماتی را ارائه می دهند که می توانند بازخوانی دقیقی از یک فرهنگ و درک مکان و چگونگی تغییر آن ارائه دهند.

این گزارش ها می توانند موضوعاتی مانند قلدری، رفتار هایی که سازمان را مستعد رفتار غیراخلاقی و حتی تقلب می نمایند و فقدان تنوع و شمول را برجسته نمایند. اینجاست که یک هیات مدیره واقعا می تواند با حمایت از تیم اجرا در ایجاد تغییرات عمیق یاری کند، اما تنها در صورتی که گزارش هایی از این نوع به آن توجه گردد.

هیچ یک از این سوالات آسان نیستند، عمدتا به این علت که شرکت ها برای مقابله با تغییرات مخرب و تماشا وسعت و پیچیدگی کامل تاثیری که بر جامعه گسترده تر می گذارند با چالش روبرو هستند و به طور کلی، مردم دوست ندارند درباره چیز های سخت صحبت نمایند.

پرسیدن این سوالات و پاسخ به آن ها با وجود سخت بودن در آن موقع، می تواند منجر به پیامد های تحولی گردد و از تبدیل شدن ریسک های موجود به بحران های موجود جلوگیری کند.

منبع: HBR

مترجم: سیدمحمداعظمی نژاد